Административно обслужване – втора степен на професионална квалификация. По време на изучаването на тази специалност се придобиват знания относно работа с бизнес кореспонденция, организация на срещи и мероприятия, работа с компютър и офис техника при техническото обслужване на ръководителя и др.
Основни дейности – Офис-секретарят изпълнява технически функции по осигуряване и обслужване работата на ръководни лица. Приема и систематизира получената кореспонденция. Осигурява приема на външни посетители при ръководителя в съответствие с установения ред.
Отговорности и задължения – Приема и пренасочва телефонни обаждания, приема и изпраща факсове, обработва, систематизира и предава своевременно на ръководителя получената информация. Приема и предава документи за подпис от ръководителя и лични заявления на персонала от предприятието. Офис секретарят осъществява организацията по подготовка на заседания и съвещания, като осигурява необходимите материали и уведомява участниците за времето, мястото и дневния ред. Той посреща и настанява партньорите и/или клиентите, участва в работни срещи, като стенографира или протоколира информацията. Подготвя пътуванията на ръководителя и на придружаващите го лица в страната и в чужбина, попълва стандартни отчетни документи, свързани с разходите по обслужване на дейността в офиса. Подпомага координирането и изпълнението на задачите, включени в седмичната или дневна програма на ръководителя. Осъществява писмена кореспонденция и бизнес комуникация както на български, така и на чужд език.
Възможно работно време – Работното време на офис-секретаря е с нормална продължителност в съответствие с Кодекса на труда.
Полезна информация – В случай, че прекият ръководител или търсеният служител отсъства, записва данни за обратна връзка. Във връзка с воденето на бизнес кореспонденция предава и получава информация по факс и интернет; прави копия; поддържа деловодство в изряден и удобен за употреба вид и води архив. Работи с офис техника – компютър, телефон, факс, скенер, копирна машина, уред за унищожаване на документи, мултимедия.
Вижте всички специалности
Национална агенция за професионално образование и обучение